LE MODULE VENTES comprend une gestion complète des clients et des ventes notamment dans un environnement international. La structure intégrée de Navision® Financials permet d'automatiser toutes les relations avec vos clients, et inclut une liaison directe avec les modules Comptabilité et Stocks. Parmi les nombreuses possibilités sur le plan statistique, vous pouvez donc utiliser les axes magasins et les axes analytiques.
Vous pouvez codifier l'intégration en comptabilité grâce aux groupes de comptabilisation auxquels vous pouvez faire correspondre des comptes vente, client, coût des marchandises vendues et remise. Vous pouvez définir les conditions et le mode de paiement, les règles de calcul des intérêts de retard, le crédit autorisé, le mode de livraison, le code langue, le code pays. Avec le code vendeur vous pouvez affecter un vendeur à un client et obtenir par la suite des statistiques sur la force de vente. Toutes ces spécifications fournissent un ensemble complet d'informations concernant les ventes nationales ou internationales ainsi que la gestion des clients.
CLIENTS
Pour chaque client, vous créez une fiche qui contient ses informations descriptives et les conditions de vente qui lui sont applicables. La fiche est divisée en onglets dans lesquels les informations sont regroupées selon leur type. Avec le module Editeur de formulaires, vous pouvez facilement ajouter des onglets ou en modifier le contenu.
ÉCRITURES CLIENT
Pour chaque client il y a des écritures qui contiennent les données sur les ventes, les livraisons et les paiements, ainsi que le code utilisateur et le code journal utilisés. Les écritures incluent des informations sur les dates de paiement, le lettrage et le calcul des remises et du pourcentage de marge.
FEUILLES DE SAISIE
CRÉDITS AUTORISÉS ET MONTANTS ÉCHUS
La feuille de saisie ventes et la feuille de saisie règlements sont spécialement conçues pour enregistrer les transactions correspondantes. Chaque feuille de saisie ne contient que les colonnes que vous voulez afficher. Le fait de pouvoir créer des feuilles de saisie individualisées pour chaque employé ou type de processus vous donne une grande flexibilité et facilite le suivi des saisies.
Quand un document de vente est créé, le système vérifie le crédit autorisé et les soldes échus du client. Un message s'affiche le cas échéant et précise les informations nécessaires à la prise de décision. Vous pouvez aussi bloquer momentanément les ventes à un client.
COMMISSIONS
GESTION DES COMMANDES DE VENTES
Cette fonction vous permet d'affecter des vendeurs à des clients et à des ventes dans un but statistique ou pour calculer les commissions.
Les devis, les commandes, les commandes prévisionnelles, les factures et les avoirs de vente forment un système complet de gestion des ventes. Les informations de base du client sont recopiées dans ces documents ; mais il est toujours possible de les modifier. Les lignes peuvent facilement être copiées d'un document de vente à un autre, par exemple d'une facture à un avoir. Vous pouvez traiter les transactions dans la devise du client, et le texte utilisé sur les documents peut être imprimé dans la langue du client.
ADRESSES MULTIPLES

Le système peut gérer plusieurs adresses et notamment :

  • Adresse du client facturé,
  • Adresse du client donneur d'ordre,
  • Adresses de livraison.
Les deux premières adresses sont saisies dans la fiche client ; les adresses de livraison sont saisies dans une table permettant d'enregistrer les adresses de plusieurs magasins par exemple. Toutes les adresses sont automatiquement formatées au standard du pays concerné.
LIVRAISONS DIRECTES
En liant des commandes de vente et d'achat, cette fonction permet de livrer directement votre client depuis votre fournisseur.
ALERTES DE RUPTURE DE STOCK
Les conditions de paiement client peuvent prévoir un escompte calculé automatiquement quand la facture est payée. Chacune des remises et l'escompte peuvent être comptabilisés sur des comptes différents.
À partir des feuilles de saisie, vous pouvez accéder directement aux tables de données, y sélectionner la donnée qui vous intéresse et la recopier dans la feuille de saisie. Vous pouvez aussi accéder à la liste des écritures, à la fiche d'un compte ou à la totalité du plan comptable. Pour saisir un compte, vous pouvez utiliser aussi bien son numéro que son nom de recherche.
MULTI DEVISES
Navision Financials gère le multi devises de façon sophistiquée. Les ventes et les paiements sont traités dans la devise retenue pour le client et lors de leur enregistrement en comptabilité, les montants sont convertis en devise locale grâce à la table des devises. Le processus de conversion automatique assure une gestion dynamique et le traitement efficace des modifications de taux de change. Les balances de ventes sont ainsi toujours actualisées, et les états de ventes peuvent être imprimés soit dans la devise du client soit en devise locale.
VALIDATION
La routine de validation se répercute immédiatement en comptabilité et dans la gestion de stock, vous donnant ainsi un outil de gestion des ventes très efficace. La validation s'appuie sur les informations de base du client et de l'article qui peuvent facilement être retrouvées. Des livraisons successives à un client peuvent faire l'objet d'une seule facture. La saisie des documents et leur validation peuvent être décalées dans le temps de manière à vous faciliter la tâche. Vous disposez des mêmes fonctions de lettrage, de consultation et de documentation que dans le module Comptabilité.
L'EURO
Les entreprises qui traitent des affaires internationales en Europe doivent être prêtes pour l'euro. Pendant la période de transition, pour convertir par exemple des dollars en marks, il sera nécessaire de passer par une troisième devise : l'euro. Le module Ventes offre des fonctionnalités flexibles pour la gestion de l'euro. Vous avez le choix entre l'euro et l'ancienne devise du client lorsque vous créez et validez des documents de vente et émettez des factures. Vous pouvez, par exemple, régler en euro une facture émise en francs français.
REMISES
Le système comprend quatre fonctions de remise qui peuvent être combinées. Quand un document de vente est créé, des remises sur quantité sont reportées depuis le module Stocks, et des remises clients/articles sont reportées depuis les données du client et de l'article. Des remises pied de facture peuvent aussi être activées.
SUIVI DES RÈGLEMENTS
LES STATISTIQUES ET LA FENÊTRE VENTES CLIENTS
Le module Ventes permet un suivi détaillé des ventes et des règlements et permet toutes les vérifications ultérieures. Relevés et relances sont à la base de ce processus. Les avoirs peuvent être recopiés à partir de factures enregistrées. Pour que vous puissiez mesurer précisément votre activité, les avoirs peuvent être enregistrés sur un compte différent. Vous pouvez également gérer l'émission de factures d'intérêts, selon la méthode du solde échu ou du solde journalier moyen.
Pour chaque client, deux fenêtres statistiques vous donnent un aperçu rapide de la situation actuelle et de l'historique du client. La première contient des informations sur le solde, les montants en commande, les montants dus ainsi que le total des achats du client, le pourcentage de marge et les remises accordées. La seconde fenêtre contient des informations sur les écritures client. Il existe aussi une fenêtre Ventes client qui donne des informations sur les ventes, la marge et les montants dus. Vous pouvez choisir d'y consulter les montants par jour, semaine, mois, trimestre, année ou période comptable. Un filtre date peut être combiné aux divers axes d'analyse, par exemple les départements et/ou les dossiers. A tout moment des zooms sont possibles sur le détail de ces informations.
LETTRAGE DES DOCUMENTS DE VENTES
Vous pouvez lettrer les avoirs, les factures et les règlements de manière à solder les écritures client. Vous pouvez effectuer un lettrage manuel ou un lettrage automatique (au plus ancien). Vous pouvez lettrer une facture lors de l'enregistrement du règlement ou lettrer un acompte lors de la saisie d'une facture. Le lettrage de documents déjà enregistrés est toujours possible. Lors du lettrage d'un document émis en devise, les écarts de change sont calculés et enregistrés en comptabilité de manière à ce qu'elle soit toujours équilibrée.
DÉCLARATIONS DOUANIÈRES
Tous les aspects de gestion de la TVA et de la D.E.B sont automatiquement gérés par le système. Les clients peuvent être regroupés par zone géographique et par groupe de produits. Vous pouvez ajuster la TVA quand des escomptes sont accordés, calculer la TVA sur débit ou sur encaissement. Navision Financials vous permet d'extraire automatiquement les informations nécessaires à la D.E.B., imprimée sous forme d'état ou sur une disquette.
ÉTATS ET DOCUMENTATION
Le module Ventes contient de nombreux états qui documentent les transactions enregistrées : documents de vente, statistiques client/article, état détaillé des commandes, informations sur les règlements et les écritures, statistiques sur la force de vente et les commissions.
HISTORIQUE DES DEVIS, COMMANDES PRÉVISIONNELLES ET COMMANDES
Vous pouvez conserver l'historique des devis, commandes prévisionnelles et commandes après leur suppression ou validation grâce à l'option d'archivage. Il est néanmoins possible de supprimer un historique à une date donnée.
RÉSERVATIONS D'ARTICLES
Vous avez la possibilité, à partir d'une commande client, d'effectuer une réservation d'article directement sur le stock physique, sur des réceptions fournisseur ou bien, si le stock est insuffisant, de générer, toujours à partir de la commande client, une proposition d'achat à un fournisseur. Il est même possible d'effectuer ces réservations sur du stock virtuel, c'est-à-dire sur des retours attendus de marchandises ou des transferts de magasins à magasins par exemple.