Le module COMPTABILITÉ est le module central de Navision® Financials, il est totalement intégré aux autres modules de l'application. Toute la comptabilité y est enregistrée, ainsi que les principales informations sur la société et les règles de validation. Il existe de nombreuses fonctions pour faire des analyses internes ou externes, et obtenir ainsi un grand nombre d'états et tableaux de bord, tels que des journaux, balances, analyses financières... Des codes départements et dossiers peuvent être utilisés partout dans Navision Financials pour définir des axes d'analyse complémentaires. Dans le module Comptabilité, ces axes peuvent être combinés à l'écran ou lors d'éditions afin d'obtenir des informations synthétiques ou des comparaisons entre centres de profit.
PLAN COMPTABLE
Vous pouvez créer tous les comptes dont vous avez besoin dans le plan comptable et en ajouter d'autres par la suite. Vous pouvez définir les colonnes que vous souhaitez voir affichées à l'écran ainsi que l'ordre dans lequel elles apparaissent. Vous pouvez insérer des titres, des lignes blanches et des sauts de page là où vous le voulez.Vous pouvez également totaliser des comptes là où c'est nécessaire. Chaque compte possède une fiche individuelle qui vous donne une vue détaillée du compte. Les numéros de compte contenant des chiffres et des lettres peuvent avoir jusqu'à 20 caractères.
SOLDE PÉRIODE ET SOLDE CUMULÉ
Vous pouvez choisir de voir les montants par jour, semaine, mois, trimestre, année ou période comptable et un filtre date peut être combiné avec divers autres axes d'analyse, tels que les départements, dossiers ou centres de profit. Lorsque vous modifiez votre sélection, les chiffres correspondants sont instantanément recalculés. Vous pouvez tout aussi facilement afficher la liste des écritures qui constituent un montant.
Dans le plan comptable, vous pouvez voir des soldes cumulés et des soldes périodes pour chaque compte. Grâce à une fonction spéciale appelée FlowField™ les soldes sont constamment mis à jour. En combinant des filtres sur les dates, les départements, les dossiers, les budgets ou les centres de profit, vous obtiendrez les soldes correspondants à votre sélection. Les filtres sont faciles à définir, modifier et annuler, et un simple clic de souris suffit pour vous donner la liste de toutes les écritures qui composent un chiffre donné. Les fonctions FlowField et FlowFilter™ sont des fonctions de la base de données spécialement conçues pour la comptabilité et la gestion en général. Elles font passer votre plan comptable d'un simple résumé statistique à un instrument d'analyse pratique et dynamique. Vous aurez ainsi accès à des informations financières précises correspondant aussi bien à l'exercice en cours qu'aux exercices précédents.Avec Navision Financials, vous pouvez travailler sans limite, sur plusieurs axes d'analyse, sur une période d'un jour ou de plusieurs années, avec un résultat quasi instantané.
ÉCRITURES COMPTABLES
Vous pouvez accéder aux écritures à partir du plan comptable. La liste des écritures inclut des informations sur les écritures de contrepartie, la TVA, les axes d'analyse et bien plus encore.
DOCUMENTATION ET SUIVI
Chaque écriture comptable est identifiée de manière unique par un numéro d'écriture et un numéro de transaction affectés automatiquement. Les numéros d'écriture sont à la base des journaux comptables. Les écritures ont aussi un code journal, un code motif et un code utilisateur, de façon à ce que leur origine soit toujours documentée.
FEUILLE DE SAISIE
La feuille de saisie est utilisée pour saisir vos écritures comptables directement. Vous pouvez créer autant de feuilles de saisie que vous le souhaitez, par exemple par utilisateur, par type de saisie... Ainsi chaque employé peut travailler dans sa propre feuille de saisie, avec sa propre série de numéros de document et tous les employés peuvent saisir et enregistrer des données simultanément. Vous pouvez choisir de saisir les montants soit dans les colonnes débit et crédit soit dans la colonne montant où les crédits sont saisis sous forme de montants négatifs.
LA FENÊTRE RÉALISÉ/BUDGET
Pour les comptes créés, la fenêtre Réalisé/Budget affiche les chiffres budgétisés et/ou les chiffres réels, pour chaque compte ou pour l'ensemble du plan comptable.
ACCÈS FACILE AUX DONNÉES FEUILLE DE SAISIE D'ABONNEMENT
Les transactions récurrentes avec peu ou pas de modifications peuvent être enregistrées de façon efficace dans une feuille de saisie d'abonnement. À chaque ligne de la feuille de saisie, vous affectez un mode de calcul et une périodicité. Vous pouvez définir un montant fixe pour chaque ligne ou choisir à quelle fréquence la ligne doit être enregistrée avec des montants actualisés.
À partir des feuilles de saisie, vous pouvez accéder directement aux tables de données, y sélectionner la donnée qui vous intéresse et la recopier dans la feuille de saisie. Vous pouvez aussi accéder à la liste des écritures, à la fiche d'un compte ou à la totalité du plan comptable. Pour saisir un compte, vous pouvez utiliser aussi bien son numéro que son nom de recherche.
COPIE DE DONNÉES ET TEXTES STANDARD
VENTILATION DES MONTANTS
Les montants qui sont enregistrés à partir d'une feuille de saisie d'abonnement peuvent être ventilés sur plusieurs comptes, départements ou dossiers. La ventilation spécifique peut être déterminée par quantité, pourcentage ou valeur.
Vous pouvez recopier le contenu d'un champ vers un autre et ainsi éviter de ressaisir des données. Vous pouvez aussi saisir les textes fréquemment utilisés dans la table des textes standard et, en utilisant la table des textes étendus, utiliser un nombre illimité de lignes pour décrire les articles de stock, les ressources et les comptes généraux. Vous pouvez également utiliser une autre langue pour définir un texte de remplacement.
VALIDATION
La validation d'une feuille de saisie ne peut être effectuée que si elle est équilibrée. Par défaut, le système équilibre par date, mais vous pouvez aussi demander un équilibre par numéro de document. Le système calcule un solde progressif ligne par ligne, les déséquilibres sont ainsi faciles à trouver.
CONVERSION DES DEVISES
Les chiffres peuvent être saisis dans n'importe quelle devise dans la feuille de saisie. Quand un montant est saisi en devise, le taux de change adéquat (correspondant au code devise) est appliqué et le montant est converti en devise locale. Les ajustements de taux de change intervenants par la suite peuvent être enregistrés sur des comptes différents pour les gains et les pertes prévus ou constatés.
SIMULATION
Avant la validation d'une feuille de saisie, vous pouvez voir l'effet de ses écritures sur les comptes. Ceci vous permettra d'ajuster les écritures avant de les valider définitivement. Avant de valider, vous pouvez également imprimer un état test de la feuille de saisie. Cet état peut être utilisé comme documentation ou servir de support à une approbation.
SÉCURITÉ ET DOCUMENTATION
Les périodes seront utilisées pour les budgets (une des possibilités), les statistiques et les états. À la fin d'un exercice comptable, le traitement de clôture de l'exercice comptable transfère le résultat de l'année sur le compte de résultat et solde tous les comptes de gestion. Vous pouvez conserver des résultats intermédiaires en soldant les comptes à des dates précises. Ce processus peut être répété aussi souvent que nécessaire. Vous pouvez enregistrer des écritures de clôture même pour un exercice comptable fermé. Ces écritures font l'objet d'un marquage indiquant qu'il s'agit d'écritures de clôture.
Quand la fonction de validation est lancée, elle vérifie, avant d'enregistrer les écritures, que la feuille de saisie est équilibrée. Les écritures sont enregistrées dans un journal que vous pouvez imprimer et utiliser comme documentation.
AUTORISATION DE VALIDER
Vous pouvez gérer la validation en limitant la période pendant laquelle elle est autorisée. Vous pouvez spécifier des dates pour chaque employé et ainsi avoir un contrôle total de l'accès à la fonction de validation.
ÉTATS STANDARD
TVA
Navision Financials offre de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de gérer l'implémentation de l'euro. Vous pouvez gérer votre comptabilité en euro et continuer à générer les états requis par les autorités dans une devise différente. Le module Comptabilité fournit des états standard pour tous les aspects de la comptabilité et de la gestion commerciale : grand livre des comptes généraux et auxiliaires, balance des comptes généraux et auxiliaires, balance comparée au budget ou à l'exercice précédent, budgets, journaux, déclarations de TVA, tableaux d'analyse, consolidations et états financiers.
Le système de TVA de Navision Financials est géré selon les exigences de l'Union européenne en matière de calcul et de déclaration de la TVA. Les ventes à des clients européens sont enregistrées dans une table à partir de laquelle vous pouvez établir une déclaration de TVA complète, incluant les règles et les bases de calcul de la TVA. La flexibilité de Navision Financials vous permet d'avoir différents taux de TVA pour différents types de produits. Elle vous permet aussi d'avoir des comptes de vente et d'achat différents pour chaque taux de TVA si nécessaire.
CLÔTURER L'EXERCICE COMPTABLE
NAVIGUER
La fonction Naviguer de Navision Financials vous offre une façon simple et rapide de consulter une pièce comptable. Elle vous donne accès à l'ensemble des écritures enregistrées dans diverses tables et ayant le même numéro de document et la même date. Elle vous fera gagner beaucoup de temps dans vos tâches quotidiennes.
Vous pouvez faire démarrer votre exercice comptable à n'importe quelle date et vous pouvez le diviser en périodes comptables.
TABLEAUX D'ANALYSE BUDGET
Avec les tableaux d'analyse il n'est presque plus nécessaire d'exporter des données vers un autre programme pour personnaliser vos tableaux. Vous pouvez définir et formater un nombre illimité de tableaux basés sur les données comptables. Par exemple, si vous avez un tableau d'analyse qui comprend le solde période et le budget, vous souhaiterez peut être définir une colonne dans laquelle le programme calcule et affiche la différence entre ces deux colonnes. Dans un tableau d'analyse, vous combinez des comptes et des totaux du plan comptable pour créer exactement le tableau dont vous avez besoin. Vous pouvez avoir autant de tableaux d'analyse que vous le souhaitez et les sauvegarder dans une table, ainsi vous n'avez pas à refaire de démarche lorsque vous avez besoin d'un type d'information spécifique. De plus, vous pouvez éviter d'exporter des chiffres vers un autre programme en effectuant des calculs sur les lignes et les colonnes, cela en utilisant les symboles mathématiques standard. Pour chacune des colonnes vous pouvez visualiser le solde période, le solde en date du, le solde d'ouverture, le solde actuel, le restant de l'exercice comptable ou l'exercice comptable. Pour chaque ligne, vous pouvez totaliser des comptes généraux ou totaliser des lignes. À chaque fois que vous consultez ou imprimez le tableau, le programme effectue un calcul instantané et met à jour les colonnes définies. Vous pouvez aussi définir un filtre date, ou un filtre sur les axes d'analyse département, dossier et centre de profit. À partir de ces tableaux d'analyse, vous pouvez zoomer sur le détail expliquant n'importe quel montant à l'écran.
Vous pouvez créer des budgets détaillés pour chaque compte ou chaque total du plan comptable. Une fois le budget créé dans une fenêtre à double entrée, vous pouvez imprimer une balance comparée au budget, qui montre les écarts en pourcentage. Le budget peut être défini par jour, semaine, mois, trimestre, année ou pour n'importe quelle période que vous aurez définie, identique ou différente des périodes comptables. Les budgets peuvent être définis sur plusieurs années et être basés sur des départements, dossiers ou centres de profit. Il n'y a pas de limite au nombre de budgets que vous pouvez créer pour une période donnée, et vous pouvez toujours comparer le budget original avec n'importe laquelle des variantes de budget. Pour chaque budget, toutes les modifications apportées sont enregistrées et conservées avec les axes d'analyse correspondants. Un budget peut être copié en totalité ou en partie, sur une autre période, un autre département, un autre dossier ou une autre société.
CONSOLIDATION
Cette fonction vous permet de consolider indifféremment des filiales nationales ou étrangères. Des plans comptables de structures différentes peuvent être consolidés vers une société centralisatrice ou vers une société mère. Navision Financials gère les consolidations en se basant sur les départements, ainsi que sur les dossiers ou les groupes (sociétés consolidées). Navision Financials tient compte des niveaux de participation dans une filiale, des exercices comptables différents ou des taux de change pour les sociétés étrangères.
De plus, les données peuvent être exportées depuis une filiale pour être consolidées au niveau du groupe. Vous pouvez aussi procéder à l'élimination des écritures internes, dans une feuille de saisie. Avant de valider une telle feuille de saisie, vous pouvez obtenir des états montrant le résultat après élimination.
MULTI-COLLECTIF
Pour l'ensemble des comptes clients et fournisseurs, vous avez la possibilité de définir plusieurs comptes collectifs.
COMPRESSION
Les données des exercices comptables clôturés restent stockées dans la base de données et peuvent être incluses dans les balances et dans les statistiques chaque fois que vous le souhaitez. Mais si vous voulez libérer de la place dans la base de données, vous pouvez compresser une partie de ces données. Ceci se fait en compressant plusieurs écritures en une seule ; par exemple, en les réduisant à une écriture par mois et par compte. C'est vous qui définissez les spécifications de compression et qui choisissez, par exemple, de garder ou non les divers axes d'analyse dans les écritures compressées.
ÉCRITURES DE SIMULATION
Navision vous permet d'enregistrer des écritures de simulation. Ces écritures peuvent être incorporées dans les soldes du plan comptable et être incluses dans différents états, ce qui permet de visualiser immédiatement leur impact sur les comptes. Il est ensuite possible soit de les valider en comptabilité, soit de les supprimer, soit de les réutiliser à une autre date.