LE MODULE ACHATS est une gestion complète des achats et des paiements fournisseurs dans un environnement international. Des informations sur vos fournisseurs et le suivi détaillé de chaque achat y sont enregistrés. Le module Achats vous offre aussi des outils pour la gestion des paiements fournisseurs et le réapprovisionnement automatique. Comme le module Ventes, le module Achats est totalement intégré aux modules Comptabilité et Stocks. Parmi les nombreuses possibilités sur le plan statistique, vous pouvez donc utiliser les axes magasins et les axes analytiques.
Avec le module Editeur de formulaires, vous pouvez facilement ajouter des onglets ou en modifier le contenu. Vous pouvez codifier l'intégration en comptabilité grâce aux groupes de comptabilisation auxquels vous pouvez faire correspondre des comptes achat, fournisseur, ajustement de stock et remise. Vous pouvez définir les conditions et le mode de paiement, le mode de livraison, le code langue et le code pays. Avec le code acheteur, vous pouvez affecter un acheteur à un fournisseur. Ces spécifications fournissent un ensemble complet d'informations concernant les achats nationaux et internationaux ainsi que la gestion des fournisseurs.
FOURNISSEURS
ÉCRITURES FOURNISSEUR
Pour chaque fournisseur, vous créez une fiche qui contient ses informations descriptives et les conditions d'achat dont vous bénéficiez. La fiche est divisée en onglets dans lesquels les informations sont regroupées selon leur type.
Pour chaque fournisseur il y a des écritures qui contiennent les données sur les achats et les paiements, ainsi que le code utilisateur et le code journal utilisés. Les écritures incluent des informations sur le lettrage des documents, les dates de paiement et le calcul des remises.
Vous pouvez traiter les transactions d'achats et toutes les écritures dans la devise du fournisseur, et le texte utilisé dans les documents peut être imprimé dans la langue du fournisseur.
FEUILLES DE SAISIE
La proposition d'achats et la feuille de saisie paiements sont spécialement conçues pour enregistrer les transactions correspondantes. Chaque feuille de saisie ne contient que les colonnes que vous voulez afficher. Le fait de pouvoir créer des feuilles de saisie individualisées pour chaque employé ou type de processus vous donne une grande flexibilité et facilite le suivi des saisies.
RÉAPPROVISIONNEMENT
Vous utilisez les feuilles de saisie achats pour le réapprovisionnement des articles qui approchent de la rupture de stock. Le stock disponible est comparé au stock minimum pour chaque article, en conséquence de quoi une proposition de commande s'affiche sur les lignes de la feuille de saisie.
GESTION DES PROPOSITIONS D'ACHATS
Le module Gestion des propositions d'achats suggère automatiquement des commandes d'achats basées sur un certain nombre de données telles que quantités minimales et maximales, quantités de réapprovisionnement, etc. Le module Gestion des propositions d'achats vous aide à disposer des bons articles au bon moment ; ceci optimisera à la fois votre service client et vos liquidités.
LIVRAISONS DIRECTES
Avec la feuille de saisie achats, il est facile de commander des articles qui seront livrés directement depuis votre fournisseur à votre client. Après être converties en commande d'achat, les écritures indiquent le lien entre commande de vente et commande d'achat.
ADRESSES MULTIPLES

Le système peut gérer plusieurs adresses et notamment :

  • Adresse du fournisseur qui émet la facture,
  • Adresse du preneur d'ordre,
  • Adresses de réception des biens.
Les deux premières adresses sont saisies dans la fiche fournisseur. Vous pouvez aussi définir plusieurs adresses de livraison et de commande pour votre société. Toutes les adresses sont automatiquement formatées au standard du pays concerné.
GESTION DES COMMANDES D'ACHATS
Les demandes de prix, les commandes, les commandes prévisionnelles, les factures et les avoirs sur achats forment un système complet de gestion des achats. Ils peuvent être combinés à la feuille de saisie achats et à ses mécanismes de réapprovisionnement automatique.Les informations de base du fournisseur sont recopiées dans ces documents mais il est toujours possible de les modifier.
VALIDATION
Le processus de conversion automatique assure une gestion dynamique et le traitement efficace des modifications de taux de change. Les balances d'achat sont ainsi toujours actualisées. Tous les documents et états peuvent être imprimés soit dans la devise du fournisseur soit en devise locale.
La routine de validation se répercute immédiatement en comptabilité et dans la gestion de stock, vous donnant ainsi un outil de gestion des achats très efficace. La validation s'appuie sur les informations de base du fournisseur et de l'article qui peuvent facilement être retrouvées. Vous disposez des mêmes fonctions de lettrage, de consultation et de documentation que dans le module Comptabilité.
L'EURO
Les entreprises qui traitent des affaires internationales en Europe doivent être prêtes pour l'euro. Pendant la période de transition, pour convertir par exemple des dollars en marks, il sera nécessaire de passer par une troisième devise : l'euro. Le module Achats offre des fonctionnalités flexibles pour la gestion de l'euro. Vous avez le choix entre l'euro et l'ancienne devise du fournisseur lorsque vous créez et validez des documents d'achat et réglez des factures. Vous pouvez, par exemple, régler en euro une facture émise en francs français.
REMISES
Vous disposez de diverses fonctions pour simuler les calculs de remise sur vos achats et pour vérifier le respect par votre fournisseur des escomptes de règlement négociés. Quand un document d'achat est créé, les remises sur quantité sont calculées à partir des informations du module Stocks. Les remises pied de facture peuvent être activées dès la saisie de la facture. Les escomptes sont définis dans les conditions de paiement fournisseur et sont calculés quand une facture est payée. Vous pouvez comptabiliser les diverses remises sur un compte général différent.
SUIVI DES PAIEMENTS
Navision® Financials permet un suivi aisé des articles en commande et des paiements fournisseur. Un état des paiements dus vous indique toutes vos obligations de paiement par période. Des statistiques individuelles par fournisseur peuvent être activées à partir de la fiche fournisseur.
MULTI DEVISES
Navision Financials gère le multi devises de façon sophistiquée. Les transactions en devise étrangère peuvent être suivies et traitées de la même manière que les transactions en devise locale.Les achats et les paiements sont traités dans la devise retenue pour le fournisseur et lors de leur enregistrement en comptabilité, les montants sont convertis en devise locale grâce à la table des devises.
PAIEMENT DES MONTANTS DUS
La feuille de saisie paiements dispose d'une fonction de sélection des montants à régler et tient compte des escomptes de règlement possibles.
LETTRAGES DES DOCUMENTS D'ACHATS
Vous pouvez choisir d'y consulter les montants par jour, semaine, mois, trimestre, année ou période comptable. Un filtre date peut être combiné aux divers axes d'analyse, par exemple les départements et/ou les dossiers. A tout moment des zooms sont possibles sur le détail de ces informations.
Vous pouvez lettrer les factures, les avoirs d'achats et les paiements de manière à solder les écritures fournisseur. Pour chaque nouvelle écriture fournisseur, vous pouvez obtenir un lettrage automatique (au plus ancien) ou procéder à un lettrage manuel. Vous pouvez lettrer une facture lors de l'enregistrement du paiement ou lettrer un acompte lors de la saisie d'une facture. Le lettrage de documents déjà enregistrés est toujours possible. Lors du lettrage de documents émis en devise, les écarts de change sont calculés et enregistrés en comptabilité de manière à ce qu'elle soit toujours équilibrée.
DÉCLARATIONS DOUANIÈRES
Tous les aspects de gestion de la TVA et de la D.E.B. sont automatiquement gérés par le système. Les fournisseurs peuvent être regroupés par zone géographique et par groupe de produits. Les groupes de fournisseurs peuvent être combinés à des groupes de produits et à un pourcentage de TVA, de façon à disposer de toutes les informations exigées par l'administration. Les écritures article sont valorisées pour la D.E.B. et les informations peuvent être imprimées sous forme d'état ou sur une disquette.
LES STATISTIQUES ET LA FENÊTRE ACHATS FOURNISSEURS
Pour chaque fournisseur, deux fenêtres statistiques vous donnent un aperçu rapide de la situation actuelle et de l'historique du fournisseur. La première contient des informations sur le solde, les montants en commande, les montants des achats reçus mais pas encore facturés et les montants dus. Des statistiques sur le montant des remises, des frais forfaitaires et des avoirs y figurent aussi. La seconde fenêtre contient des statistiques sur les écritures fournisseur et le niveau d'utilisation des escomptes qui vous sont consentis. Il existe aussi une fenêtre Achats fournisseur pour chaque fournisseur qui vous donne des informations sur les achats et les montants dus.
ÉTATS ET DOCUMENTATION
Le module Achats contient de nombreux états qui documentent les transactions enregistrées : statistiques d'achat, articles en commande, statistiques fournisseur/article, montants échus et paiements en attente, informations sur les fournisseurs et les transactions.